Apostille & Legalisation

Wenn Sie eine Urkunde im Ausland verwenden möchten, kann es sein, dass Sie die Urkunde überbeglaubigen lassen müssen. Hierzu gibt es zwei international angewandte Verfahren: die Apostille und die Legalisation. Hierbei wir die Echtheit der jeweiligen Dokumente festgestellt. Welches Verfahren angewendet werden muss, hängt vom Land ab in welchem das Dokument vorgelegt werden soll.

Anschließend müssen die Dokumente von einem beeidigten Übersetzer übersetzt werden. Dies allein reicht jedoch nicht aus. Zusätzlich ist eine weitere Überbeglaubigung durch das jeweilige Landgericht erforderlich. Hi-colibri unterstützt Sie gerne bei der Beantragung der Überbeglaubigung.

Nachstehend einige allgemeine Informationen zu Apostillen und Legalisationen sowie ausführliche Auskünfte über

Apostille

Was ist eine Apostille?

  • Müssen Sie im Ausland eine Urkunde vorlegen, reicht das alleinige Vorlegen des Dokuments nicht aus, um als authentisches Originaldokument akzeptiert zu werden.

  • Wenn eine Urkunde im Ausland vorgelegt werden soll, muss der Zielstaat sicher sein, dass es sich bei der vorgelegten Urkunde auch tatsächlich um ein authentisches Dokument handelt.

  • Deshalb muss eine Urkunde für die Verwendung im Ausland auf besondere Weise beglaubigt werden. Die Authentizität des Dokumentes wird eigentlich mittels der sogenannten Legalisation bestätigt. Dazu muss das zuständige Konsulat des betreffenden Staates im Land der Ausstellung die Authentizität der Dokumente beglaubigen. Dies ist jedoch ein recht aufwendiges Verfahren.

  • Zur Vereinfachung des Prozesses haben sich deswegen im Jahr 1961 insgesamt 108 Staaten auf die Apostille zur Beglaubigung ausländischer Urkunden geeinigt.

  • Die Apostille wird auch "Haager Apostille" genannt. Es handelt sich dabei um einen Stempel, den alle Mitgliedsstaaten anerkennen. Der Stempel ist quadratisch und hat eine Seitenlänge von neun Zentimetern. In der Regel ist er in der Amtssprache der Ausstellungsbehörde ausgefüllt. Obligatorisch ist jedoch die Überschrift in französischer Sprache " Convention de La Haye du 5 octobre 1961".

  • Die Staaten selbst legten fest, welche Dokumente sie öffentliche Urkunden betrachten und somit deren Echtheit durch eine Apostille bestätigt werden kann. Dazu zählen beispielsweise Personenstandsurkunden (wie beispielsweise Geburtsurkunden, Eheverträge, etc.) sowie gerichtliche und notarielle Urkunden und Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden.

Legalisation

Was ist eine Legalisation?

Als Legalisation wird das förmliche Verfahren bezeichnet, bei dem durch die diplomatische oder konsularische Vertretung eines Staates, indem eine ausländische öffentliche Urkunde zu Beweiszwecken verwendet wird, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des beigedrückten Siegels bestätigt werden soll.

Wozu dient eine Legalisation?

Mit einer Legalisation wird erreicht, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde hinsichtlich ihres Beweiswertes gleichgestellt wird.

Wie sieht eine Legalisation aus?

Die Legalisation ist ein Vermerk, der auf die Urkunde gesetzt wird. Der Vermerk soll den Namen und die Amts- oder Dienstbezeichnung des Unterzeichners der Urkunde enthalten. Auf Antrag kann, sofern über die Rechtslage kein Zweifel besteht, in dem Vermerk auch bestätigt werden, dass der Aussteller zur Aufnahme der Urkunde zuständig war und dass die Urkunde gemäß den Gesetzen des Ausstellungsortes angefertigt wurde.






Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland


Legalisation deutscher öffentlicher Urkunden durch ausländische Botschaften und Konsulate in Deutschland



Sollen deutsche öffentliche Urkunden im Ausland verwendet werden, so gibt es hierfür die Möglichkeit einer Legalisation der Urkunde. Eine Legalisation ist je nach Staat eventuell nicht erforderlich, sondern kann durch die wesentlich weniger aufwendige Apostille ersetzt werden. Ob eine Legalisation erforderlich ist, erfahren Sie von der ausländischen Stelle, bei der die deutsche Urkunde vorgelegt werden soll. Die Legalisation wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des betreffenden ausländischen Staates in Deutschland vorgenommen.

Üblicherweise wird zu diesem Zweck eine Vorbeglaubigung der Urkunde durch deutsche Stellen verlangt, gelegentlich auch eine weitere Beglaubigung, die als Endbeglaubigung oder auch als Überbeglaubigung bezeichnet wird. Verbindliche Auskünfte zu den Voraussetzungen einer Legalisation und den Gebühren erhalten Sie von der betreffenden ausländischen Vertretung in Deutschland.

Haager Apostille

In Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 wird die Legalisation durch die sogenannte Haager Apostille ersetzt.
Mit der Apostille wird die Echtheit der Unterschrift und ggf. des Siegels des Unterzeichners sowie dessen Befugnis zur Ausstellung der Urkunde bestätigt. Die Urkunde muss hierfür im Original vorgelegt werden. Für deutsche Urkunden wird die Apostille von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt (siehe unten). Eine Beteiligung der Auslandsvertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist nicht notwendig.

Wo erhalte ich eine Apostille?

In der Bundesrepublik Deutschland erteilen folgende Stellen die sogenannte Haager Apostille:


Urkunden des Bundes:

  • Bundesverwaltungsamt

    Ausnahme: Für Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts wird die Apostille vom Präsidenten des Deutschen Patentamts erteilt.


    • Urkunden der deutschen Bundesländer:

  • In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Fall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch wen die „Haager Apostille“ erteilt werden kann.


    Urkunden der Verwaltungsbehörden (außer Justizverwaltungsbehörden):

  • Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres;
  • Regierungspräsidenten;
  • Präsident des Verwaltungsbezirks;
  • Bezirksregierung;


    • in Berlin: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten;
    in Niedersachsen: Polizeidirektionen
    in Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern;
    in Sachsen: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig;
    in Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg;
    in Thüringen Landesverwaltungsamt in Weimar;


    Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, der ordentlichen Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) und der Notare:

  • Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz;
  • Land- (Amts-)gerichtspräsidenten


    • Urkunden anderer Gerichte (ausschließlich der ordentlichen Gerichte):

  • Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres;
  • Regierungspräsidenten;
  • Präsident des Verwaltungsbezirks;
  • Bezirksregierung;
  • Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz;
  • Land- (Amts-)gerichtspräsidenten;
    •

    Legalisation

    Als Legalisation wird das förmliche Verfahren bezeichnet, bei dem durch die diplomatische oder konsularische Vertretung eines Staates, indem eine ausländische öffentliche Urkunde zu Beweiszwecken verwendet wird, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des beigedrückten Siegels bestätigt werden soll. Mit einer Legalisation wird erreicht, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde hinsichtlich ihres Beweiswertes gleichgestellt wird.

    Wo beantrage ich eine Legalisation?

    Im Legalisationsverfahren ist in der Regel zunächst die Vorbeglaubigung der Urkunde durch Behörden des Ausstellungsstaats erforderlich. In den deutschen Bundesländern ist dafür die Zuständigkeit unterschiedlich geregelt. Sie sollten sich daher im Zweifelsfall beim Aussteller der Urkunde erkundigen, welche Stelle die Vorbeglaubigung erteilen kann.


    In der Regel sind zuständig für:

    Urkunden der Verwaltungsbehörden (z.B. Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen):

  • Regierungspräsidenten;
  • Präsident des Verwaltungsbezirks;
  • Bezirksregierung;
  • in Ländern, in denen keine Regierungsbezirke eingerichtet sind: die Landesinnenministerien


    • in Berlin: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten;
    in Niedersachsen: Polizeidirektionen
    in Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern;
    in Sachsen: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig;
    in Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg;
    in Thüringen Landesverwaltungsamt in Weimar;


    Gerichtliche und notarielle Urkunden:

  • Land- (Amts-)gerichtspräsidenten


    • Urkunden der Schulen oder Hochschulen:

  • wie für Urkunden der Verwaltungsbehörden;


    • In den folgenden Bundesländern gelten jedoch abweichende Zuständigkeiten:

    in Baden-Württemberg: Ministerium für Kultus und Sport
    oder
    Ministerium für Wissenschaft und Forschung;
    in Brandenburg: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur;
    im Saarland: Ministerium für Bildung, Kultur und Wissenschaft;


    Handelspapiere (Ursprungszeugnisse, Handelsrechnungen u.ä.):

  • Industrie- und Handelskammern sowie
  • Handwerkskammern


    • Polizeiliche Führungszeugnisse

  • Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz in Bonn
    • Info

    Die Vertretungen der nachfolgend genannten Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden - unabhängig von der oben beschriebenen Vorbeglaubigung - zusätzlich eine sogenannte Endbeglaubigung:

    Afghanistan, Bangladesch, China, Irak, Iran (außer für Hochschulzeugnisse), Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon (nur für Schul- und Ausbildungsnachweise), Mali, Mauretanien, Myanmar, Nepal, Ruanda, Saudi-Arabien, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan (Taipeh-Handelsbüro, nur für Urkunden aus dem Justizbereich), Togo. Das Auswärtige Amt hat die Erteilung der Endbeglaubigung deutscher Urkunden auf das Bundesverwaltungsamt übertragen (Anordnung vom 21. Februar 1969). Das Bundesverwaltungsamt kann nur dann die Endbeglaubigung erteilen, wenn die Urkunde von der zuständigen Stelle (siehe oben) vorbeglaubigt wurde.


    Besonderheiten bei der Beglaubigung von Übersetzungen

    Es besteht die Möglichkeit, dass der zuständige Gerichtspräsident die Eigenschaft des Übersetzers als anerkannter Sachverständiger bestätigt oder dessen Unterschrift beglaubigt. Dieser amtliche Vermerk ist eine öffentliche Urkunde, für die anschließend eine Haager Apostille oder die Legalisation erteilt werden kann. Ob eine in Deutschland gefertigte Übersetzung in einem anderen Staat anerkannt wird, unterliegt dem Recht des Staates, in dem die Übersetzung verwendet werden soll.

    Noch Unklarheiten?

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    Ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland



    Sollen ausländische öffentliche Urkunden in Deutschland verwendet werden, so gibt es hierfür die Möglichkeit einer Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung im Errichtungsstaat („Herkunftsland“) der Urkunde. Dies gilt nicht, wenn die Legalisation durch eine völkerrechtliche Vereinbarung ausgeschlossen und ggf. durch eine Apostille ersetzt wird. Entscheidend dafür, ob ein Dokument eine Legalisation oder eine Apostille erfordert, ist der Errichtungsstaat der jeweiligen öffentlichen Urkunde.


    Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden

    Ausländische öffentliche Urkunden können zum Gebrauch im deutschen Rechtsverkehr legalisiert werden. Ob eine Legalisation erforderlich ist oder ob die ausländische Urkunde auch ohne weiteren Nachweis als echt anerkannt wird, entscheidet die Behörde in Deutschland, bei der die Urkunde verwendet werden soll.

    Die Legalisation wird durch die deutschen Botschaften und Konsulate vorgenommen. Rechtsgrundlage ist § 13 Konsulargesetz, in dem es u.a. heißt: „Die Konsularbeamten sind befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren. Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist. Die Legalisation wird durch einen auf die Urkunde zu setzenden Vermerk vollzogen.“

    Die Konsularbeamten sind dazu berufen, am Schutz des Urkundenverkehrs im Inland mitzu-wirken und das Vertrauen in die Zuverlässigkeit amtlicher Bescheinigungen zu schützen. Der Konsularbeamte lehnt daher die Legalisation nicht nur dann ab, wenn die Urkunde gefälscht ist, sondern auch, wenn es sich offenkundig um eine inhaltlich falsche Urkunde handelt, die einen Sachverhalt bescheinigt, der nicht wirklich vorliegt.

    Für die Legalisation von Urkunden gelten folgende allgemeine Grundsätze:


  • Der Antrag auf Legalisation von Urkunden muss bei der zuständigen deutschen Auslandsver¬tretung eingereicht werden.
  • Die ausländischen Urkunden müssen im Original vorgelegt werden; Kopien genügen auch dann nicht, wenn sie beglaubigt sind.
  • In den meisten Staaten ist die Legalisation von Urkunden nur möglich, wenn sie zuerst durch das Außenministerium oder andere Behörden des Ausstellerstaates beglaubigt worden sind.
  • Für die Legalisation werden von den Auslandsvertretungen Gebühren und Auslagen nach dem Auslandskostengesetz erhoben. Die Gebühr beträgt zur Zeit EUR 25,- bis 85,- pro Urkunde. Kann die Legalisation nicht erfolgen, etwa weil sich die Urkunde als falsch erwiesen hat, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75% an.


    • Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die deutsche Auslandsvertretung, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Bitte beachten Sie, dass es in manchen Staaten keine deutsche Auslandsvertretung gibt und der entsprechende Amtsbezirk von einer deutschen Botschaft im Nachbarstaat betreut wird.

    Haager Apostille

    In den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 wird die Legalisation durch die „Haager Apostille“ ersetzt. Die Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde, die hierfür im Original vorgelegt werden muss. Sie wird von einer Behörde des Staates erteilt, durch den die Urkunde ausgestellt wurde. Jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die „Haager Apostille“ erteilen. Die Apostille-Behörden werden z.B. auf der Webseite der Haager Konferenz veröffentlicht.

    Die Anschrift der zuständigen Apostille-Behörde kann Ihnen üblicherweise auch die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt. Auch die Webseite der örtlich zuständigen deutschen Auslandsvertretung enthält häufig Informationen zu den Apostille-Behörden im Amtsbezirk der Auslandsvertretung. Für die „Haager Apostille“ werden Gebühren nach dem jeweiligen Landesrecht erhoben. Die Apostille ist grundsätzlich vom Urkundeninhaber zu beschaffen. Hi-colibri unterstützt Sie gerne bei der Beantragung.
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